Czy warto tworzyć elektroniczny System zarządzania dokumentami?

W wielu firmach poszukiwane są sposoby stworzenia takich systemów do zarządzania dokumentami, które pozwalają na zapewnienie skutecznego obsługiwania różnych typów dokumentów. Jednocześnie nadal w przedsiębiorstwach używane są papierowe dokumenty, co w wielu firmach wymaga, by System zarządzania dokumentami pozwalał na obsługiwanie zarówno dokumentów wytwarzanych w formie papierowej a jednocześnie dokumentów elektronicznych. W wielu firmach stosowane są natomiast systemu do zarządzania dokumentami, które opierają się jedynie na dokumentach papierowych lub jedynie na dokumentach elektronicznych. W przypadku firm, które działają w branżach, gdzie pojawia się kontakt z klientami, kontrahentami, prowadzona jest korespondencja w formie papierowej wówczas niezbędne jest tworzenie systemu zarządzania obiegiem dokumentów, który jest mieszany. Natomiast wiele firm działających jedynie w oparciu o dokumenty wewnętrzne mogą decydować się na budowanie systemu obiegu dokumentów elektronicznych. Nie można również zapominać, że wiele dokumentów elektronicznych może być skanowana, co znów pozwala na wprowadzenie nawet dokumentów papierowych do sytemu elektronicznego.

Bezpieczny System zarządzania dokumentami

Jednym z bardzo ważnych elementów każdego systemu, który ma służyć do zarządzania dokumentami jest jego bezpieczeństwo. Dokumenty muszą być odpowiednio zaznaczane pod katem typu, ale również numeracji, co pozwala mieć pewność, że dokumenty nie będą trafiały w niepowołane ręce. Jednocześnie obecnie przy tworzeniu systemu obsługiwania dokumentów w ramach sieci wewnętrznych w firmach, które mają dodatkowo podłączenie do sieci zewnętrznych kwestia bezpieczeństwa staje się szczególnie ważna. Ważne jest by System zarządzania dokumentami był budowany przez specjalistów mających odpowiednie doświadczenie w ramach tworzenia takiego sytemu a także kompetencje. Istotne jest również odpowiednie wyznaczenie celów głównych, które dotyczą tego jakie funkcje ma spełniać dany system, co znów pozwala na dopasowanie do wyznaczonych celów i funkcji mechanizmów wbudowanych w system obiegu dokumentów. Im bardziej dopasowany jest to sposobu działania danej firmy system do zarządzania dokumentami, tym znacznie łatwiej jest zapewnić funkcjonalność takiego systemu. Przekłada się to zarówno na efektywność dotyczącą wykonywania zadań przez pracowników w firmie, ale również na sferę ekonomiczną, czyli oszczędność pieniędzy.

System zarządzania dokumentami

Nie można również zapominać, że system zarządzania dokumentami powinien być tworzony w taki sposób by mogły być do niego wprowadzane różnego rodzaju modyfikacje. W tym względzie trzeba brać pod uwagę między innymi rozwój firmy, który może nastąpić w krótkim czasie po wprowadzeniu systemu. Wszelkiego rodzaju modyfikacje, które będą musiały być wprowadzone do danego systemu zarządzania dokumentami będą wymagały inwestowania środków finansowych. Jednocześnie wprowadzenie modyfikacji wymaga czasu, co może również ograniczać funkcjonalność użytkowania systemu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Z tego powodu właściwie zbudowany System zarządzania dokumentami pozwala na uzyskanie długiego czasu użytkowania bez konieczności wprowadzania do takiego systemu do różnych, niezbędnych modyfikacji. Oczywiście z czasem wprowadzenie modyfikacji do danego systemu jest konieczne, ale im dłużej funkcjonalny jest dany system po jego stworzeniu oraz wdrożeniu, tym również z punktu widzenia ekonomicznego jest to znacznie bardziej korzystne rozwiązanie dla danego przedsiębiorstwa.

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>